Öffentlicher Eink@uf Online
Beschaffung per Mausklick
3
Inhalt
Öffentlicher Eink@uf Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Innovative Alternative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Systemkomponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Vorteile für alle Beteiligten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Operator: Das Beschaffungsamt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Elektronisches Vergabesystem ist sicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Ablauf eines Vergabeverfahrens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Die Vergaberechtsnovellierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Module von Öffentlicher Eink@uf Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Digitale Signatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
e-Vergabe: Elektronische Vergabeplattform . . . . . . . . . . . . . . 12
Neuer Standard in der Auftragsvergabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Die Kommunikations-Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Das Verschlüsselungskonzept der e-Vergabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Vorteile der e-Vergabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Technische Daten der e-Vergabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Das Kaufhaus des Bundes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Warenbestellung per Mausklick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Vier Schritte zum Online-Kauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Technische Daten des Kaufhaus des Bundes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Das Vergabemanagementsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Optimierter Workflow für Beschaffer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Erster Schritt: Der Beschaffungsauft rag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Zweiter Schritt: Das Vergabeverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Technische Daten des Vergabemanagementsystems . . . . . . . . . . . . . . 26
derung der Verdingungsunterlagen,
über das elektronische Befüllen/
Un terschreiben bis hin zum Ab sen -
den des Angebotes alles mit der
e-Vergabe erledigt werden. Mit
dem Projekt „Öffentlicher Eink@uf
Online" erfüllt das Beschaf fungs -
amt die EG-Richtlinie über den
elektronischen Geschäftsverkehr
(2000/31/EG).
Selbstverständlich wird die
Software stets dem aktuellen Recht
angepasst. Auch die Verga be ko -
ordinierungsrichtlinie (2004/18/EG)
der Europäischen Union, 2006 in
nationales Recht umgesetzt, wird
im elektronischen Beschaffungs -
verfahren berücksichtigt.
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Systemkomponenten
Der „Öffentliche Eink@uf On line"
besteht aus drei Kompo nen ten:
+ der Vergabeplattform
„e-Ver gabe",
+ dem elektronischen Ka ta log -
system „Kauf haus des Bun des"
und
+ dem „Vergabe ma na gement -
system" für Beschaffungen.
Alle Komponenten des elektro-
nischen Einkaufssystems erfüllen
die rechtlichen Vorgaben der Ver -
dingungsordnungen für Leistungen
(VOL), für freie Berufe (VOF) sowie
der Vergabe- und Vertragsordnung
für Bauleistungen (VOB) bei Ver -
gabeverfahren des Bundes. Damit
kann, angefangen von der An for -
Innovative Alter na tive
Das System „Öffentlicher Ein k@uf
Online" ist eine innovative Alter -
native zur herkömmlichen Wa ren -
beschaffung: Aufträge für Güter
und Dienstleistungen werden per
Internet vergeben.
„Öffentlicher Eink@uf Online"
ist eines der Leitprojekte der Initi -
ative „BundOnline 2005" der Bun -
desregierung. Das Ziel: Alle dafür
infrage kommenden Leistungen
des Bundes online über das Inter -
net anzubieten. Die Bundesregie -
rung hat am 10. Dezember 2003
einen Kabinettsbeschluss verab-
schiedet, der die Nutzung der
„e-Ver gabe" und des „Kaufhaus
des Bundes" als zentrale Systeme
für alle Bundesbehörden verbind-
lich festlegt.
An der Entwicklung der e-Ver -
ga be-Plattform sind neben dem
Bundesministerium des Innern
auch das Bundesministerium für
Verkehr, Bau- und Stadt entwick -
lung, das Bundesministerium der
Verteidigung und das Bundesmini s -
terium für Wirtschaft und Tech -
nolo gie (BMWi) beteiligt. Allein das
Wirtschaftsministerium hat das
Pro jekt „e-Vergabe" mit 4,5 Mil lio -
nen Euro gefördert und unterstützt.
Ziel des BMWi ist es, wirt-
schaftliche und transparente
Vergabever fahren auf elektroni-
schem Wege zu schaffen.
Für Unternehmen bedeutet
dies, dass Ausschreibungen der
Bun desbehörden zentral unter
www.evergabe-online.de zu finden
sind.
Aber auch Beschaffungsstellen
der Länder und Kommunen steht
die Nutzung der „e-Vergabe" offen.
Öffentlicher Eink@uf Online
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Vorteile für alle
Beteiligten
Der elektronische Beschaf fungs -
vorgang spart allen Beteilig ten
Zeit und Kosten. Vom Öffentlichen
Eink@uf Online profitieren daher
die Wirtschaft, die Behörden von
Bund, Ländern und Kommunen
und letztlich auch die Steuerzahler.
Unternehmen finden Aus-
sch reibun gen der Bundesbehörden
und anderer Vergabe- und
Be schaf fungsstellen unter
www.evergabe-online.de und
www.bund.de . Vorbei sind die Zei -
ten, in denen Unternehmen eine
Vielzahl von Amtsblättern wälzen
mussten, um sich an Ausschrei -
bungen der öf fentlichen Verwal -
tung zu beteiligen. Davon profitie-
ren neben der Industrie vor allem
die kleinen und mittelständischen
Unternehmen. Mehr Firmen können
sich informieren und beteili-
gen. Das stärkt den Wettbewerb
und führt zu günstigeren Preisen.
Die Verwendung elektroni-
sch er Dokumente erleichtert deren
Wei tergabe innerhalb des Unter -
neh mens und unterstützt das auto-
matische Ausfüllen von Vergabe -
formularen und elektronischen
Katalogeinträgen.
Auch in den Vergabestellen
können Prozesskosten erheblich
gesenkt werden. Die elektronische
Akte, das Workflow-System, die
elektronische Veröffentlichung der
Bekanntmachungen und der elek-
tronische Dokumentenaustausch
unterstützen die Arbeit der Ein -
käuferinnen und Einkäufer, stei-
gern die Effizienz und verkürzen
die Laufzeiten.
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Elektronisches Vergabe -
system ist sicher
Der Online-Bieter erhält nach Ab -
gabe des elektronischen Ange bo-
tes umgehend eine schriftliche
Empfangsbestätigung, damit er
weiß, dass die Zustellung erfolg-
reich war. Alle Dokumente sind
verschlüsselt. Die Authentizität der
Kommunikationspartner wird vom
System überprüft.
Alle auf dem Server eingehen-
den Angebote sind mit einem Zeit -
schloss gesichert und werden erst
nach Ablauf der Angebotsfrist frei-
gegeben. Bis zu diesem Zeitpunkt
sieht keiner, wie viele Angebote zu
einem Verfahren eingegangen sind
bzw. wer ein Angebot abgegeben
hat.
Mit der elektronischen Ver -
gabe werden alle vergaberechtli-
chen Aktionen protokolliert und
sind jederzeit nachvollziehbar. Das
erhöht die Transparenz der Pro -
zesse und ergänzt die Maßnahmen
zur Korruptionsprävention.
Bei Nachprüfungsverfahren
können alle Vorgänge ausgedruckt
und der Vergabekammer zur Ver -
fügung gestellt werden.
Operator:
Das Be schaf fungsamt
Im Rahmen der Initiative „Bund -
Online 2005" ist das Be schaffungs -
amt mit der Einführung und Be -
treu ung eines elektronischen Ein -
kaufssystems beauftragt, des
Angebotes „Öffentlicher Eink@uf
Online". Am 18. Mai 1951 als Be -
schaffungsstelle des Bun des grenz -
schutzes errichtet, ist das Beschaf -
fungsamt heute die zentrale Ein -
kaufsbehörde für den Ge schäfts -
bereich des Bundes mini s teriums
des Innern. 26 Behörden und Ein -
richtungen tätigen ihren Einkauf
über das Beschaffungsamt. Auf der
Einkaufsliste der öffentlichen Ver -
waltung stehen zum Bei spiel ton-
nenweise Papier und Blei stifte,
aber auch Computer, Polizei-Ein -
satzfahrzeuge und Hub schrau ber.
Im Jahre 2007 hat das Be -
schaffungsamt Aufträge im Wert
von rund 546,2 Millionen Euro an
Industrie und Handel vergeben.
Damit ist die Behörde als Binde -
glied zwischen Verwaltung und
Industrie einer der größten Ein -
käufer des Bundes. Seine Kern -
aufgabe liegt darin, Einkäufe zu
bündeln und zentral abzuwickeln.
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Ablauf eines Vergabe -
verfahrens
Der Einkauf von Waren, Bau- und
Dienstleistungen durch die öffentliche
Hand muss grundsätzlich
national oder EU-weit ausgeschrie-
ben werden.
In der Bekanntmachung sind
unter anderem neben der Vergabe -
art die Art der zu erbringenden
Leis tung sowie die Fristen zur Ab -
gabe des Angebotes und für die
Erteilung des Zuschlags anzugeben.
Den Bewerbern werden auf
Antrag die Vergabeunterlagen zu -
gesandt. Hierdurch erfahren die
potenziellen Bieter alles We sent -
liche über das Produkt, das sie
erstellen, die Ware, die sie liefern,
oder die Dienstleistung, die sie
erbringen sollen. Anhand dieser
Angaben können die Unternehmen
entscheiden, ob sie ein Angebot
abgeben wollen, und die Preise
hierzu kalkulieren.
Ist die Angebotsfrist abgelau-
fen, kann das Angebot von Seiten
des Bieters nicht mehr zurückgenommen
oder verändert werden.
Er bleibt bis zum Ende der Zu -
schlags frist an sein Angebot ge -
bunden. In dieser Zeit wird von
der Vergabestelle geprüft, welcher
Bieter das wirtschaftlichste Ange -
bot abgegeben hat und den Zu -
schlag erhalten muss.
Bei europaweiten Vergabe -
verfah ren werden die nicht berücksichtigten
Bieter vorher über die
beabsichtigte Zuschlagsentschei -
dung informiert. Falls kein Bieter
innerhalb von vierzehn Tagen Ein -
wände erhebt, erhält das wirt -
schaft lichste Angebot den Zu -
schlag.
Diese und andere formale Re -
geln und nachvollziehbare Ab läufe
stellen auch bei der elektronischen
Vergabe sicher, dass der Einkauf
korrekt und wirtschaftlich ist.
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Wettbewerblicher Dialog
Das Verfahren des wettbe werb -
lichen Dialogs dient der Ver gabe
besonders komplexer Auf träge. Als
besonders komplex gilt ein
Auftrag, wenn der Auftraggeber
nicht in der Lage ist, die techni-
schen Mittel - auch unter Zuhil fe -
nahme besonderer technischer
Spe zifikationen -, die rechtlichen
und/oder finanziellen Konditionen
eines Vorhabens anzugeben.
Voraussetzung der Einleitung
eines Verfahrens des wettbewerb -
lichen Dialogs ist bei Aufträgen
oberhalb der Schwellenwerte zu -
dem, dass die Durchführung eines
Offenen oder Nichtoffenen Verfah -
rens nicht möglich ist. Ziel des
wettbewerblichen Dialogs ist es
dann, mit geeigneten Bewerbern
die Mittel, mit denen die Bedürf nis -
se des Auftraggebers am besten
erfüllt werden können, zu ermitteln
und festzulegen. Hierbei können in
verschiedenen Phasen alle Aspekte
des Auftrags bis zur Ermittlung der
Lösung erörtert werden.
Ist ein ausreichendes Ver -
ständ nis erreicht, wird der Dialog
beendet und die Bewerber werden
aufgefordert, auf Grundlage der
Lösungsvorschläge Angebote abzu-
geben. Anhand der bekannt ge -
machten Zuschlagskriterien ermit-
telt der Auftraggeber dann das
wirtschaftlichste Angebot.
Die Vergaberechts -
novellierung
Neue Rahmenbedingungen
Seit Ende 2005 steht den öf fent -
lichen Auftraggebern mit dem
„wettbewerblichen Dialog" ein
neu es Vergabeverfahren zur Verfü
gung. Mit der Änderung der
Ver dingungsordnungen und der
Um setzung der EG-Richtlinien
2004/17/EG und 2004/18/EG im
Mai 2006 wird die Nutzung der
elektronischen Beschaffung zudem
durch klarere Vorgaben erheblich
gestärkt. Öffentliche Auftraggeber
können nun grundsätzlich frei ent-
scheiden, ob Verfahren ausschließlich
elektronisch durchgeführt wer-
den. Neben der qualifizierten Sig -
natur kann eine fortgeschrittene
Signatur eingesetzt werden, sofern
sie unterstützt wird. Unklar ist, ob
die von der Europäischen Union
op tional vorgesehenen Verfahren
„elektronische Auktion" und „dyna-
misches Beschaffungssyst em"
künftig umgesetzt werden.
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Dynamisches elektronisches
Verfahren
Das „Dynamische elektronische
Verfahren" ist ein zeitlich befriste-
tes, ausschließlich elektronisches,
offenes Vergabeverfahren zur Be -
schaffung marktüblicher Leis tun -
gen. Nach Bekanntmachung wer-
den geeignete Unternehmen mit
unverbindlichen Angeboten zu -
gelassen. Dynamische Beschaf -
fungs systeme stehen während der
gesamten Verfahrensdauer für sol-
che Angebote offen.
Liegt ein Bedarf vor, erfolgt
zunächst eine vereinfachte Be -
kanntmachung an alle interessier-
ten Unternehmen, mit der Auf for -
derung ein Angebot einzureichen.
Den Zuschlag erhält das wirt-
schaftlichste Angebot.
Elektronische Auktionen
Elektronische Auktionen sind In s -
trumente zur elektronischen Er -
mittlung des wirtschaftlichsten
Angebotes. Sie sind also keine
neuen Vergabeverfahren, sondern
können in einem Offenen oder
Nichtoffenen Verfahren sowie unter
bestimmten Umständen auch im
Verhandlungsverfahren mit Teil -
nahmewettbewerb durchgeführt
werden.
Voraussetzung für eine elek-
tronische Auktion ist stets, dass
die Spezifikationen des Auftrags so
genau beschrieben werden können,
dass die automatisierte Ver -
gleichbarkeit der Angebote sicher-
gestellt ist.
Alle Bieter, die zulässige erste
Angebote abgegeben haben, wer-
den in nachfolgenden Auktions pha -
sen wieder aufgefordert, neue,
günstigere Angebote abzugeben.
Dabei wird jeder Bieter darüber
informiert, welchen Rang sein An -
gebot zurzeit einnimmt. Beendet
wird die Auktion entweder durch
Ablauf einer genau bestimmten
Frist, nach einer bestimmten An -
zahl von Auktionsphasen oder
wenn keine bedingungsgemäßen
Angebote mehr eingehen. Den
Zuschlag erhält das wirtschaftlichs -
te Angebot.
Vergabemanagementsystem:
Vereinfacht den Einkauf
Das elektronische Vergabema na-
ge mentsystem (VMS) aus der
Manager-Serie der Firma Adminis -
tration Intelligence AG ist ein in -
ternes Workflow-System für Be -
schaffungen. Auf der Grundlage
strukturierter Arbeitsprozesse wer-
den die Abläufe gesteuert und die
im Vergabeverfahren notwendigen
Dokumente automatisch, system-
seitig bereitgestellt.
Das elektronische Vergabe -
managementsystem bringt viele
Vorteile.
Die Vergabeverfahren sind
sicherer: Die Einkäuferinnen und
Einkäufer werden durch die
Paragraphen des Vergaberechts
geleitet; die Dokumentation der
getroffenen Entscheidungen ist
sichergestellt. So haben die Be -
schaffungsspezialisten mehr Zeit,
ihr technisches Fachwissen für die
Beratung der Behörden bzw. die
Gestaltung der Einkaufs prozesse
einzusetzen.
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Kaufhaus des Bundes: Vernetzt
Behörden und Wirtschaft
Das Kaufhaus des Bundes unt er -
stützt - den Vorgaben des Ka -
binettsbeschlusses von 2003 fol-
gend - die Bundesbehörden bei
der Ausstattung mit Waren und
Dienstleistungen, die sie für die
Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.
Aus dem elektronischen
Ka talog können alle Waren und
Dienst leistungen der Unterneh-
men bestellt werden, mit denen
Rah menverträge abgeschlossen
wurden.
Die Vergabestellen des Bundes
koordinieren ihre Rahmenvertrags -
ausschreibungen und stellen den
Behörden und Einrichtungen des
Bundes die Rahmenverträge nach
Vertragsabschluss im Kaufhaus des
Bundes zur Information und direk-
ten elektronischen Nutzung bereit.
Das Kaufhaus des Bundes hat
viele Vorteile. Es ermöglicht den
Bundeseinrichtungen einen raschen
und umfassenden Überblick zu Art,
Umfang und Nutzungsbedingungen
der von den zentralen Vergabe stel -
len des Bundes bereitgestellten
Rahmenverträge. Ergänzend können
die Nutzer komfortabel in ei -
nem elektronischen Produkt katalog
navigieren und sich im Detail über
die Produkte eines Vertrages infor-
mieren.
Einfache wie auch konfigu-
rierbare Produkte können nutzer -
freund lich mit Hilfe eines elektro-
nischen Warenkorbes bestellt wer-
den. Aufträge gelangen binnen
weniger Minuten zum Lieferanten.
Die Lieferungen kommen teilweise
bereits am nächsten Tag in einer
Behörde an.
Module von Öffentlicher
Eink@uf Online
e-Vergabe: Die zentrale
Aus schreibungsplattform
des Bun des
Unter www.evergabe-online.de kön -
nen sich Unternehmen schnell und
mühelos über alle Investitions vor -
haben des Bundes informieren, Be -
kanntmachungen herunterladen und
ihre Angebote elektronisch den Ver -
gabestellen übermitteln. Die e-Ver -
gabe deckt alle Formen der natio-
nalen und EU-weiten Ver gabe ver -
fahren ab - vom Of fen en Verfahren
bis zum Verhand lungs verfahren.
Die e-Vergabe bringt viele
Vor teile - sowohl für die Unter neh -
men als auch für die Vergabe stel -
len. Hier finden Unternehmen und
Dienstleister Ausschreibungen von
Bundesbehörden und anderen Ver -
gabestellen. Firmen aus ganz Eu -
ropa können sich über das Internet
kostenfrei an allen Ausschreibun -
gen beteiligen, auch das belebt
den Wettbewerb. Die nötige Soft -
ware wird den Unternehmen kos -
tenlos zur Verfügung gestellt.
Die Kommunikation und Do -
kumentenübermittlung zwischen
Unternehmen und Vergabestellen
wird über die e-Vergabe abgewi-
ckelt und dadurch beschleunigt.
Die Kommunikation bleibt ver-
traulich. Alle Dokumente, darunter
die abgegebenen Angebote, Zu -
schlagserteilungen und Auftrags -
bestätigungen sowie die Verträge,
werden sicher übermittelt und blei-
ben für Dritte uneinsehbar. Das
Sys tem kontrolliert alle Zugangs -
be rechtigungen. Angebote können
erst nach Ablauf der Angebotsfrist
unter Anwendung des Vier-Augen-
Prinzips geöffnet und entschlüsselt
werden.
ÖFFENTLICHER EINK@UF ONLINE
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Beschaffungen werden
wirtschaftlicher: Moderne Tech -
nik ermöglicht eine bessere Pla -
nung. Die staatlichen Einkäufer
können individuelle Beschaffungs -
aufträge einfacher zu größeren
Posten bündeln und erzielen so
bessere Einkaufspreise und Kon -
ditionen.
Prozesskosten werden
gesenkt: Wiederkehrende Rou -
tine-Arbeiten sind für Einkäu fe rin -
nen und Einkäufer leichter zu be -
wältigen. Der Schritt zu einem
pa pierarmen Büro ist mit dem Ver-
ga bemanagementsystem verwirk-
licht. Es entfallen das zeitaufwen-
dige und teure Ausdrucken, das
Eintü ten und Versenden der Aus -
schrei bungsunterlagen. Die Kom -
muni kation und die Datenüber -
mittlung laufen über die Schnitt -
stelle zur e-Vergabe.
Weitere Vorteile: Ausschrei -
bun gen können schneller veröffentlicht
werden. Die Bekannt -
machungen per Internet erreichen
die Unternehmen früher.
Digitale Signatur
Rechtsgültig wie die eigenhändige
Unterschrift
e-Vergabe und Kaufhaus des Bun -
des sind die ersten Projekte auf
Bundesebene, bei denen auf elek-
tronischem Weg über das In ternet
rechtskonform beschafft wird.
Rechtlich ist dies möglich, seit die
Bundesregierung im März 2001 das
Gesetz zur digitalen Sig natur in
öffentlichen Verwal tungen und in
der Wirtschaft verabschiedet hat.
Das Gesetz stellt hohe Sicherheits -
anforderungen an die digitale Sig -
natur. Die von der e-Verga be ein-
gesetzten Signatur an wendungs-
Komponenten erfüllen diese
Anforderungen.
Die Signaturkomponen ten
Wer ein elektronisches Ange bot
rechtsgültig unterschreiben will,
benötigt dazu eine fortgeschrittene
oder qualifizierte Signa tur, die von
der e-Vergabe unterstützt wird. Die
Signatur, die persönlich beantragt
werden muss, ist wie eine EC-
Karte durch eine Ge heimnummer
(PIN) geschützt.
Bei der digitalen Signatur
prüft der Mitarbeiter in der Verga -
bestelle, ob die Unterschrift des
Bieters gültig ist und ob das Do -
kument nach der Unterschrift verändert
wurde.
Neben der Signatur benötigt
der Benutzer noch die Signatur -
kom ponente jSign. Diese Signa -
turkomponente läuft unter Adobe
Acrobat und ermöglicht die digitale
Signatur innerhalb von PDF-Do -
kumenten. Sind zur Mitzeichnung
mehrere Unterschriften notwendig,
so erlaubt jSign das mehrfache
Unterschreiben eines PDF-Doku -
ments.
Die Nutzung der digitalen Sig -
natur ist beim Kaufhaus des Bun -
des optional möglich.
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
12
Neuer Standard in
der Auftragsvergabe
Online ausschreiben
Der Bund hat unter der Feder füh -
rung des Bundesminis teriums für
Wirtschaft und Technologie die e-
Vergabe-Plattform entwickelt und
betreibt sie seit 2002. Die e-Ver ga -
be unterstützt alle Ausschrei bun -
gen nach der
+ VOL, der Verdin gungs ordnung
für Leistun gen,
+ VOF, der Verdingungs ordnung
für freiberufliche Leistungen,
und
+ VOB, der Vergabe- und
Vertragsordnung für
Bauleistungen.
Die Umsetzung für VOL und
VOF wurde zusammen mit dem
Bundesamt für Wehrtechnik und
Beschaffung und die Unterstützung
der VOB zusammen mit dem
Bundesamt für Bauwesen und
Raumordnung realisiert.
Mitte 2002 schrieb das Be -
schaffungsamt als erste Behörde in
Deutschland online aus. Bereits
Anfang 2003 nutzten viele weitere
Behörden die e-Vergabe zur elek-
tronischen Ausschreibung und Auf -
tragsvergabe. Ende 2008 hatten
sich schon rund 7.000 Unter neh -
men auf der Plattform registriert.
Wer sich an öffentlichen Auf -
trägen beteiligen will, findet unter
www.evergabe-online.de viele ak -
tuelle öffentliche Ausschreibungen
des Bundes und weiterer Vergabe -
stellen. Interessierten stehen um -
fassende Suchmöglichkeiten offen.
Um elektronisch an öffentlichen
Ausschreibungen teilnehmen
zu können, registriert sich ein
Wirtschaftsteilnehmer als Anbieter
einmalig an der Vergabeplattform.
Unternehmen können sich mit Sig -
naturkarte und einer softwareba-
sierten fortgeschrittenen Signatur
registrieren. Bei Anmeldung an der
e-Vergabeplattform wird die Person
über dieses Signatur- bzw. Ver -
schlüs sel ungszertifikat identifiziert
und kann anschließend sicher elek-
tronisch mit den Vergabestellen
kom munizieren und Verdin gungs -
unterlagen anfordern. Zur Abgabe
von Teilnahmeanträgen und Ange -
boten wird die Signatur ebenfalls
benötigt.
Vergabestellen statten alle
Ein käuferinnen und Einkäufer mit
Signaturkarte und die Arbeitsplätze
mit Kartenlesegeräten aus.
e-Vergabe:
Elektronische Vergabeplattform
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
13
Phasen der elektronischen
Vergabe
Die Vergabestellen informieren
über zu vergebende Aufträge.
Nach der Bekanntmachung kann
unter www.evergabe-online.de
recherchiert werden. Unternehmen
stellen elektronisch Teilnahmean -
träge und erhalten die Ausschrei -
bungs unterlagen ebenfalls auf
elek tronischem Weg. Alle Do ku -
men te, einschließlich des Ange-
b ots, werden offline bearbeitet
und anschließend elektronisch
versandt.
Die zuständigen Einkäuferin -
nen und Einkäufer in den Verga -
bestellen können die abgegebenen
Angebote erst zum Öffnungstermin
einsehen und dann die Sichtung
der Angebote vornehmen.
Über die e-Vergabe informie-
ren die Vergabestellen den Bieter
mit dem wirtschaftlichsten Angebot
über die beabsichtigte Zuschlags -
er teilung. Alle nicht berücksichtigten
Mitbewerber werden ebenfalls
über diesen Weg informiert.
Als letzter Schritt eines Ver-
ga be verfahrens wird der Auftrag
elek tronisch abgewickelt.
Für alle Phasen des Vergabe -
verfahrens gilt: Unternehmen und
Behörden kommunizieren ausschließlich
über die Vergabeplatt -
form und damit über das Internet
miteinander.
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
14
Die Kommunikations-
Clients
Die Assistenten
Zur Bearbeitung der Aus schrei bun -
gen gibt es drei Soft ware kompo -
nenten, sogenannte Clients: den
Angebots-Assistenten (AnA), den
Online-Beschaf fungs assistenten
(OBA) und den Öffnungs-Assis -
tenten (ÖFA).
AnA, der Angebots-Assis -
tent: Mit AnA arbeiten die Unter -
nehmen. Er unterstützt den An -
bieter in allen Phasen eines Ver -
gabeverfahrens.
OBA, der Online-Beschaf -
fungs assistent: Mit OBA arbeiten
die Einkäuferinnen und Einkäufer
in den Vergabestellen, um Be -
kannt machungen und Verdin -
gungs unterlagen zu publizieren
und um mit den Unternehmen zu
kommunizieren.
ÖFA, der Öffnungs-Assis -
tent: ÖFA dient zur Öffnung der
Angebote zum vorher festgelegten
Öffnungszeitpunkt.
Die Clients gewährleisten
durch Verwendung des Signatur-
bzw. Verschlüsselungszertifikats,
dass nur Berechtigte auf Doku -
mente zugreifen dürfen und dass
alle Dokumente gesetzeskonform
elektronisch unterschrieben und
sicher verschlüsselt werden. Die
Clients sorgen zudem dafür, dass
stets eine verschlüsselte und damit
sichere Verbindung zur Vergabe -
platt form aufgebaut wird.
AnA, der Angebots-Assis tent
für Anbieter
Über den AnA können Bieter mit
Vergabestellen elektronisch kom -
munizieren und die Verdin gungs -
unterlagen herunterladen. Für die
versandten Angebote er halten die
Bieter eine Quittung, die den Zeit -
punkt des Eingangs des Angebots
bei der e-Vergabe-Platt form doku-
mentiert. Nach dem Her unterladen
und vor dem Versenden werden
die Dokumente vom AnA im Hin -
tergrund ent- bzw. verschlüsselt.
Auf einfache Nutzer führung wurde
ein besonderes Augenmerk gelegt.
Die Offline-Bearbeitung der Do ku -
mente spart nicht nur Kosten und
Netzwerk bandbreite. Sie ist auch
sicherer, weil sensible Unt er neh -
mensdaten nicht unnötig oft über
das Netz geschickt werden.
Infos zum AnA
Informationen und Downloads für
Vergabestellen und Unter neh men
befinden sich im Internet un ter
www.evergabe-online.info .
Weitere Fragen zu Ausschrei -
bungen nach VOL und VOF beant-
wortet der „Leitfaden Angebots-
er stellung" des Beschaffungsam -
tes. Dieser Leitfaden ist bei der
ausschreibenden Stelle oder als
pdf-Download unter www.bescha.
bund.de unter dem Menüpunkt
„Beschaffung/Infos für Unterneh -
men" erhältlich.
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
15
OBA, der Online-Beschaf fungs -
as sistent für Verga bestellen
Ob konventionelle oder elektroni-
sche Vergabe, bei der Vorbe reitung
eines Vergabeverfahrens ändert
sich für die Einkäuferinnen und
Einkäufer wenig. Sie müssen den
Auftrag präzise formulieren, die
passende Vergabeart auswählen
und Fristen festlegen. Der On line-
Beschaffungs-Assistent hilft an -
schließend dabei, das Verfahren
elektronisch abzuwickeln.
Zunächst legen die Einkäuferi
n nen und Einkäufer ein neues Ver-
fahren an. Dabei gelten hohe Si-
ch erheitsstandards: Jedes Verfah -
ren erhält automatisch einen eige-
nen kryptografischen Schlüssel,
den so genannten Verfahrens -
schlüs sel, der nur bei einem einzi-
gen Verfah ren eingesetzt wird.
Damit ist je des Verfahren anders
verschlüsselt. Was sich schwierig
anhört, ist in der Praxis einfach:
Der OBA er ledigt dies im Hinter -
grund automatisch.
Anschließend laden die Ein -
käu ferinnen und Einkäufer ihre Be -
kanntmachung auf die e-Vergabe-
Plattform. Im geschützten Bereich
können sie die Bekanntmachung
überprüfen und anschließend im
Internet veröffentlichen. Die
e-Vergabe stellt Anfragen von Un -
ternehmen, die sich um den Auf -
trag bewerben möchten, und Teil -
nahmeanträge für Nichtoffene Ver -
fahren in den OBA der zuständigen
Einkäuferinnen bzw. Einkäufer ein.
Der OBA unterstützt bei der Aus -
wahl der Teilnehmer für freihändige
Vergaben und Verhandlungs ver -
fahren und sendet automatische
Aufforderungen an die ausgewählten
Unternehmen, sich am Ver fah -
ren zu beteiligen. Die Einkäufer in -
nen und Einkäufer versenden alle
Verdingungsunterlagen über den
OBA, der automatisch meldet, wel-
che Firmen diese Unterlagen be -
reits erhalten haben. Der OBA ver-
waltet so alle Dokumente einer
Ein käuferin bzw. eines Einkäufers
ver fahrensbezogen und sorgt für
den nötigen Überblick. Zusätzlich
besteht die Möglichkeit, verschie-
dene Verfahren zu Projekten
zu sammenzufassen oder die oft
um fangreichen Dokumente durch
Un terordner weiter zu strukturieren.
ÖFA, der Angebotsöff nungs-
Assistent
Der ÖFA als Angebotsöf f nungs -
assistent überwacht die Wah rung
der Fristen und die korrekte An -
gebotsöffnung. Wie beim papier-
basierten Verfahren gilt bei der
e-Ver gabe das Vier-Augen-Prin zip:
Die elektronischen An gebote können
nur geöffnet werden, wenn
sich zwei Mitarbeiter der Verga -
bestelle mit ihrer Sig naturkarte am
System anmelden. Zusätzlich wird
der kryptografische Schlüssel, der
für die Öffnung der Angebote
benötigt wird, dem Sys tem erst
jetzt zugeführt. Damit genießen
die Angebote den höchsten Schutz.
Sind alle Vorraus setzungen erfüllt,
übernimmt das System die Ver-
und Entschlüs se lung automatisch.
Anschließend erstellt der ÖFA auto-
matisch eine erste Fassung der
Eröffnungsnied erschrift, die manu-
ell um weitere Punkte ergänzt wer-
den kann. An schließend wird diese
von beiden Verfahrensbeteiligten
elektronisch signiert.
PDF als Datenformat für
Dokumente
Die e-Vergabe kann Doku men te in
beliebigen Formaten handhaben.
Für Dokumente, die signiert wer-
den müssen, wurde das Format
PDF gewählt. Alle PDF-Dokumente
können mit jSign-Plug-In unter-
schrieben werden. PDF-Dokumente
haben den Vorteil, dass ihre Dar -
stel lung auf jedem Rechner sowie
am Bildschirm und auf dem Papier
identisch ist. Zusätzlich können
sich aber Vergabestellen und
Bie ter auf andere Formate, zum
Bei spiel für Zeichnungen und Bil -
der, einigen.
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
16
bestehend aus einem öffentlichen
und einem privaten Schlüs sel. Der
öffentliche Schlüssel wird an alle
Kommunikationspartner ver teilt,
der andere ist für den persönlichen
Gebrauch bestimmt. Mit dem
öffentlichen Schlüssel werden die
an den Schlüsselinhaber ge sandten
Dokumente codiert. Mit dem priva-
ten Schlüssel können sie dann entschlüsselt
werden. Der Sicherheits -
standard der eingesetzten Ver -
schlüs selung, das heißt, Schlüs -
sellängen und Algorithmen, werden
in Absprache mit dem Bundesamt
für Sicherheit in der Informations -
technik (BSI) immer auf einem
aktuellen Stand gehalten. Zertifi -
katsabfragen, um die Richtigkeit
der digitalen Signatur zu überprüfen,
erfolgen online beim Trust -
center. So kann man sicher sein,
dass der Kommuni kationspartner
wirklich der ist, der er vorgibt zu
sein.
Zeitstempel und signierte
Applets
Die Nicht-Abstreitbarkeit einer
Transaktion wird erreicht, indem
zusätzlich alle Dokumentenein-
und -ausgänge auf dem Server
einen Zeitstempel erhalten. Wei -
teres Sicherheitselement: Ange -
bote können ausschließlich zum
Öffnungstermin und zur Öffnung
von der Plattform heruntergeladen
werden. Das Zusammenspiel die-
ser Mechanismen verhindert, dass
vertrauliche Geschäftsdaten in fal-
sche Hände geraten.
Des Weiteren erfolgt jede
Kom munikation zwischen den
Clients und dem Server der
Das Verschlüssel ungs -
konzept der
e-Vergabe
Hohe Anforderungen
Sicherheit und Vertraulichkeit ha -
ben bei der Ausschreibung öf fent -
licher Aufträge für alle Be tei ligten
oberste Priorität. Um sie zu ge -
wäh rleisten, bestehen hohe tech -
nische Anforderungen an die elek-
tronische Vergabe von Aufträ gen
des Bundes.
Im Mittelpunkt stehen Ver -
trau lichkeit und Integrität, insbe-
sondere der Angebote, aber auch
aller anderen Dokumente, die Au -
thentizität der Kommunikations -
partner und die Nicht-Abstreitbar -
keit einer Transaktion. Ver trau lich -
keit bedeutet zum Beispiel, dass
Dritte die Angebote nicht mitlesen
können. Integrität heißt, dass die
Angebote nicht unbemerkt mani-
puliert und damit verfälscht wer-
den können. Die Authentizität ist
wichtig, damit ein Unternehmen
sein Angebot auch wirklich der
Vergabestelle zustellt und nicht
einer Instanz, die vortäuscht, die
Vergabestelle zu sein.
Die Nicht-Abstreitbarkeit einer
Transaktion schließlich beinhaltet,
dass einerseits Unternehmen nach-
weisen können, dass sie ein An -
gebot eingereicht haben und Ver -
gabestellen andererseits die Zu -
stellung der Verdingungsunterlagen
oder des Zuschlags dokumentieren
können.
PKI Verfahren
Um Vertraulichkeit und Inte grität
sicherzustellen, werden Do ku -
mente verschlüsselt. Hierbei wird
ein Public Key Infrastructure (PKI)
Verfahren eingesetzt. Jeder Kom -
munikationspartner verfügt über
ein ihm eigenes Schlüssel paar,
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
17
e-Vergabe SSL-verschlüsselt. AnA,
OBA und ÖFA sowie die Anmel -
dungs- und Registrierungs-Applets
sind signierte Java-Applets, das
heißt, der Benutzer kann überprüfen,
dass das Applet bzw. der
Client wirklich von der e-Vergabe
stammen.
Vorteile der e-Vergabe
Kostensparend
Durch die gemeinsame Nut zung
der Hard- und Software der e-Ver -
gabe-Plattform ergeben sich hohe
Synergieeffekte, beispielsweise
werden Betriebskosten in großem
Umfang eingespart. Auch Län der,
Städte und Kommunen können
von der e-Vergabe profitieren. Der
Bund bietet ihnen an, das System
mitzunutzen.
Mandantenfähig
Vergabestellen können die e-Ver -
gabe nutzen und zugleich ihre
Eigenständigkeit nach innen und
außen bewahren. Als selbstständige
Mandanten haben sie ihre eige-
ne Veröffentlichungsseite, auf der
nur ihre Ausschreibungen gelistet
sind. Die Daten eines Mandanten
sind für Dritte nicht zugänglich.
Auch die Souveränität jeder Ver -
gabestelle bleibt gewahrt.
eSender - automatisierte
Bekanntmachungen im TED
Alle angeschlossenen Verga be -
stellen haben mit e-Vergabe den
Vorteil, EU-weite Bekanntma chun -
gen nicht mehr separat an das
Office for Official Publications
of the European Communities
(OPOCE) senden zu müssen. Die
e-Vergabe stellt fest, ob es sich
um eine Bekanntmachung für TED
handelt, und schickt diese automa-
tisch weiter. EU-weite Verfahren
können dadurch schneller veröffentlicht
werden als bisher. Ein käu -
ferinnen und Einkäufer müssen In -
formationen auch nicht mehr zwei-
mal eingeben.
Schnittstelle zu anderen
Workflow-Management -
sys temen
Die e-Vergabe verfügt über eine
offene XML-basierte Schnitt stelle,
mit der unterschiedlichste Verga -
be-Workflow-Systeme arbeiten
können. Die Schnittstelle stellt die
notwendigen e-Vergabe-Funk tionen
bereit. So verläuft die Zu sammen -
arbeit zwischen den Sys temen rei-
bungslos; die Einkäu fe rinnen und
Einkäufer profitieren vom hohen
Benutzungskomfort. Die Sicherheit
der Dokumente und des Do ku -
mentenaustausches bleibt dabei
vollständig erhalten. Die e-Verga-
be kann dank des XML-Da ten -
formats an verschiedene Verga -
bemanagementsysteme wie
DOMEA(R), SAP R/3 oder an Ver -
gabe@Work angeschlossen werden.
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
18
Zugang für Vergabestellen
Vergabestellen, die e-Vergabe
nutzen möchten, benötigen fol-
gende Software:
+ Ein Office-Paket in Kom bination
mit Adobe Acrobat Professional
Version 8, wenn zu sätz lich
Verdingungs unter lagen erstellt
wer den sollen. An sons ten reicht
auch hier Acrobat Reader Ver -
sion 8 aus.
+ OBA, den Online-Be schaf fungs -
assistenten: Der an wender -
freund liche Kommuni kations-
Client zum Aus tausch von
elektronischen Dokumenten.
+ ÖFA, den Angebots öf f nungs-
Assistenten: Er stellt die Roh -
fassung der Nieder schrift,
nach dem alle Ange bote unter
Beach tung des Vier-Augen-
Prinzips vom e-Vergabe-Ser ver
heruntergeladen wurden.
+ Zusätzlich muss jede Vergabe -
stelle über ei nen separaten
Rechner für die Schlüsselge ne -
rierung verfügen. Auf diesem
vom Netz un abhängigen Rech-
ner werden die Schlüssel zur
Co dierung der Ver gabever fahren
für die jeweilige Ver gabestelle
erzeugt. Dieser Rech ner wird
vom lokalen Administrator
betreut.
Technische Daten der
e-Vergabe
Hard- und Software-Voraus -
setzungen
Neben einem Standard-Win dows-
PC mit Internet-Zugang und
Standard-Browser werden eine
softwarebasierte, fortgeschrittene
Signatur oder eine Signaturkarte
mit Kartenlesegeräte der Klasse 2
oder 3 benötigt. Diese Karten lese -
geräte besitzen eine eigenständige
Tastatur, auf der die PIN-Eingabe
erfolgt. Die Geräte der Klasse 3
haben zudem ein Display für Sta -
tusmeldungen. Hiermit ist sicher-
gestellt, dass die PIN nicht durch
einen Trojaner auf dem Computer
abgefangen werden kann.
Zugang für Unternehmen
Unternehmen, die e-Vergabe nut-
zen möchten, benötigen folgende
kostenfreie Software:
1. Java
2. Adobe Reader bzw.
die Vollversion Adobe Acrobat
3. jSign und OPENLiMiT®
SignCubes für Signa turen
4. Angebotsassistent (AnA) für die
Kommunikation
5. Evtl. weitere Module wie zum
Beispiel das LV-Cockpit oder
Offerte
Eine Überblick mit vollständigen
Versionsnummern sowie die
komplette Software finden Sie
unter www.evergabe-online.info .
E-VERGABE: ELEKTRONISCHE VERGABEPLATTFORM
19
Last und Verfügbarkeit
Die e-Vergabe-Plattform ist für die
folgende Last und Verfügbar keit
konzipiert:
+ Verfügbarkeit der
e-Ver gabe-Plattform von 99,97 %
pro Werk tag im Monat. Ein Aus -
fall von einmal fünf Mi nuten in
der Zeit von 6:00-20:00 Uhr an
ei nem Werktag pro Mo nat ist
tolerierbar.
+ 150.000 Vergabe ver fahren,
+ 300 Mandanten mit circa 7.000
registrierten Ein käu ferinnen und
Einkäufern,
+ 60.000 registrierte
Fir men und Anbieter so wie
+ Datenaufkommen in Form von
Teilnahme anträgen und Ange -
boten in der Größen ord nung
von 5 TB (5.242.880 MB).
Plattform
Die e-Vergabe ist eine webbasierte
Anwendung mit einer 4-Tier-Archi -
tektur bestehend aus einem Client,
einem Web-Server, einem Applika -
tionsserver und einem Da ten -
bankserver.
Cluster-Fähigkeit
Die e-Vergabe-Plattform ist in der
Lage, Kommunikations instan zen
mit den Clients auf mehrere Ap -
plikationsserver zu verteilen. Durch
Verwendung von Balancing-,
Fail-Over- und Round-Robin-Me -
cha nismen wird die maximale Ver -
fügbarkeit aller Systemkom po nen -
ten angestrebt. Ein kontinuierlicher
Health-Check überprüft die Verfüg -
barkeit aller Systemkomponenten
und meldet Ausfälle umgehend an
die Netzwerk-Management-Soft -
ware. Alle kritischen Komponenten
sind mindestens doppelt verfügbar.
Sicherheit
Verschiedene Sicherheitsmech a -
nismen, in Zusammenarbeit mit
dem Bundesamt für Sicherheit in
der Informationstechnik entwickelt,
schützen das System. So steht die
e-Vergabe-Plattform ge schützt hinter
einer mehrstufigen Firewall in
einer „demilitarisierten Zone". In
den Vergabestellen wird das jewei-
lige LAN gegen Hackeran griffe ge -
schützt. Java-Script wird aus Si-
ch erheitsgründen nicht verwendet.
Signaturkomponente jSign
Die e-Vergabe-Plattform ist kom -
patibel zu Karten und Lese geräten
unterschiedlicher Anbieter, da der
Zugriff auf das Lesegerät von den
spezifischen Eigenschaften der
Kar ten und der Lesegeräte ab -
strahiert. jSign mit zugrunde lie-
gendem SignCubes der Firma
Open Limit prüft das zu unter -
schrei bende Dokument auf er-
laubte Schriftarten und -farben,
entfernt versteckte Objekte und
be legt vorher definierte Felder
mit einem Schreibschutz. Die
Ein bettung der Signatur in das
PDF-Dokument erfolgt durch
Nutzung von Standard-Acrobat-
Mecha nis men.
Technische Informationen
Die Websites www.evergabe-
online.de und www.evergabe-
online.info geben alle relevanten
Informationen, zum Beispiel auch,
welche Kartenlesegeräte und wel-
che Signaturen unterstützt werden.
Darüber hinaus stehen Bedie -
nungs anleitungen für die Clients
zur Verfügung. In einem Leitfaden
erfahren Unternehmen, wie sie
ihre Rechner vor Angriffen aus
dem Internet schützen können.
DAS KAUFHAUS DES BUNDES
20
Direkter Draht zum Lieferanten
Material ordern, die Bestellung
genehmigen lassen und den Auf -
trag an das Unternehmen weiter-
leiten - all dies ist mittlerweile
ohne Papier möglich. Die öffentliche
Verwaltung kauft online direkt
beim Lieferanten ein. Im Kaufhaus
des Bundes müssen die Mitarbei -
terinnen und Mitarbeiter nicht
mehr mühselig Papiervordrucke
ausfüllen, diese später in den
Com puter eingegeben, bearbeiten
und per Post übermitteln.
Manchmal war früher allein die
manuelle Erfassung so teuer wie
die bestellte Ware. Übertragungsfehler
kamen bei komplizierten
Warenbestellung per
Mausklick
Online-Einkauf mit Zukunft
Wo in Behörden einst mühselig
Materialbestellscheine ausgefüllt
wurden, wird jetzt per Mausklick
das Kaufhaus des Bundes besucht.
Im Geschäftsbereich des Bundes -
innenministeriums und auch in an -
deren Ressorts ist der Internet-
Ein kauf mit Zukunft schon Realität
geworden. Online einkaufen - im
Kaufhaus des Bundes geht das
schnell und einfach.
Das Kaufhaus des Bundes
stellt die Benutzerfreundlichkeit
und Geschwindigkeit moderner
Internet-Technik in den Dienst
der öffentlichen Verwaltung. Ob
Drucker oder Dienstwagen, die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
freigeschalteter Behörden können
alle gängigen Waren und Dienst -
leistungen aus einem behördeninternen
Katalog anfordern. Mit den
Anbietern im Kaufhaus des Bundes
haben die zentralen Vergabestellen
des Bundes zuvor Rahmen verein -
barungen abgeschlossen.
Das Kaufhaus des Bundes
Bestellungen nicht selten vor. Dank
der elektronischen Bestellung ge -
hören kostspielige Korrekturen
heute der Vergangenheit an. Das
senkt die Kosten, spart aber vor
allem Zeit. Die Ware trifft deutlich
schneller am Zielort ein als bisher.
Es kann auch öfter bestellt wer-
den, wodurch die aufwendige La -
gerung von Material weitestge-
hend überflüssig wird. Und: Im
Kaufhaus des Bundes können
sich die Be steller stets über den
aktuellen Stand ihrer Bestellung
informieren.
DAS KAUFHAUS DES BUNDES
21
Nur die wirtschaftlichsten
Anbieter
Erfahrungen aus der Privat wirt -
schaft zeigen: Auch für staatliche
Einkäufer hat der e-Commerce
viele Vorteile. Die Lösungen der
Industrie können aber nicht eins
zu eins auf die öffentliche Hand
übertragen werden. Im Gegensatz
zu frei zugänglichen Marktplätzen
in der Wirtschaft erhalten nur die
Unternehmen mit dem wirtschaft-
lichsten Angebot Zutritt zum Kauf -
haus des Bundes. Dies spart beim
dezentralen Einkauf viel Mühe: Die
dezentralen Behörden und Einrich -
tungen müssen nicht mehr bei
je dem eingehenden internen Be -
stell wunsch eine Vergabestelle
ein schal ten bzw. selbst ein Verga -
beverfahren durchführen. Das ist
besonders bei Standardwaren un -
verhältnismäßig aufwendig und
teuer. Daher schließt das Beschaf -
fungsamt oder eine der anderen
zen tralen Vergabestellen des Bun -
des für das Kaufhaus des Bundes
Rahmenverträge über größere Pos -
ten und Zeiträume ab. Dies senkt
nicht nur die Kosten in der Ver-
wal tung. Die Anbieter profitieren
eben falls von diesem Verfahren.
Den Wettbewerbsvorteil geben sie
über den Preis zum Teil an die
öf fentliche Hand zurück.
Vernetzter Einkauf -
für alle ein Gewinn
Das Kaufhaus des Bundes vernetzt
Behörden und die Wirtschaft. Am
Kaufhaus des Bundes angeschlos-
sen sind Bundesbehörden so wie
Stiftungen und Forschungs ein rich -
tungen mit finanzieller För derung
des Bundes.
Die Teilnehmer sind deutsch-
landweit ansässig und mit unter-
schiedlichen Computersystemen
ausgestattet. Bislang waren viele
Behörden und Einrichtungen nur
intern vernetzt, das Kaufhaus des
Bundes verbindet sie zugleich mit
den Vergabestellen des Bundes
und der Wirtschaft. Auf der zen-
tralen Bestellplattform stehen die
Äm ter zu den Lieferanten in di-
rektem Kontakt. Egal, welches
Com putersystem sie nutzen: Die
einheitliche Internet-Technik er -
möglicht allen Behörden und den
freigeschalteten Anbietern Zutritt
zum Kaufhaus des Bundes.
DAS KAUFHAUS DES BUNDES
22
Vorteile auf einen Blick
+ Orientierung: In einem übersichtlichen
Online-Katalog kön -
nen sich die Mit ar bei ter innen
und Mitarbeiter darüber infor-
mieren, welche Wa ren und
Dienstleistungen sie bestellen
können.
+ Komfort: Ein elektronischer
Warenkorb vereinfacht den
Einkauf.
+ Flexibilität: Der Bestell wunsch
kann in variablen Geneh mi -
gungs verfahren weiter bear-
beitet werden.
+ Einheitlichkeit: Für den Zu tritt
zum Kaufhaus des Bun des sind
nur Standard-In ter netprogram -
me nötig, die in allen Behörden
vorhanden sind.
+ Sicherheit: Nur angemeldete
Nutzer haben Zugang zum
Kaufhaus des Bundes. Dabei
garantieren geschützte Sys teme
und stets aktualisierte
Verschlüsselungstechniken
Sicherheit und Vertraulich keit.
+ Transparenz: Die Vorgänge von
Bestellungen werden ge speichert
und sind auch zu einem späteren
Zeitpunkt noch nachvollzieh-
bar.
Vier Schritte zum Online-
Kauf
Bestellungen im Kaufhaus des
Bundes
Eine Bestellung besteht aus vier
Phasen. Zunächst meldet sich der
Nutzer im Kaufhaus des Bun des
an. Dann wählt er die benötigten
Waren oder Dienstleistungen aus
dem Online-Katalog aus. Falls
nötig, wird der Vorgang in einem
elektronischen Genehmigungs ver -
fahren weiter bearbeitet. Nach der
Auftragserteilung wird die Bestel -
lung direkt an den Lieferanten wei-
tergeleitet.
Die Anmeldung
Nur angemeldete Nutzer ha ben
Zugang zum Kaufhaus des Bundes.
Dafür sind lediglich eine Nutze r -
kennung und ein Kennwort not-
wendig. Alternativ kann auch der
digitale Dienstausweis der Bun -
desverwaltung genutzt werden. Die
Verwendung einer digitalen Sig -
naturkarte von Drittanbietern auf
der Bestellplattform ist optional.
Nach der Anmeldung erhalten die
Mitarbeiterinnen und Mitar bei ter
Zutritt zu den Bereichen des Kauf -
haus des Bundes, für die sie frei-
geschaltet sind.
Recherche und Navigation
Das Kaufhaus des Bundes ist überschaubar,
der Online-Katalog übersichtlich
gegliedert. Such funk -
tionen und Navigationshilfen ma-
chen es einfach, das benötigte
Pro dukt zu finden. Um dies zu
ermöglichen, geben die Lieferanten
die Daten ihrer Produkte in ein-
heitlichen Formaten wie BMEcat
an, ei nem Standard des Bundes -
ver ban des für Materialwirtschaft,
Einkauf und Logistik.
Die Anforderung
Was früher nur Profis konnten, ist
heute von jedem Schreibtisch aus
möglich: per Computer Waren zu
bestellen. Die Oberfläche des Kauf -
hauses des Bundes ist für je den
leicht zu bedienen. Für Mitar bei -
terinnen und Mitarbeiter der Ver -
ga bestellen und für Haus halts -
sachbearbeiter hält das Kaufhaus
des Bundes komfortable Sonder -
funk tionen bereit. Selbst Computer
oder Dienstfahrzeuge, die erst
noch passend konfiguriert werden
müssen, sind aus dem Kaufhaus
des Bundes zu festen Preisen lie-
ferbar. Nutzer und Nutzerinnen
können die gewünschten Elemente
des Produkts entweder direkt im
Kaufhaus des Bundes oder auf der
Internetseite des Lieferanten nach
Bedarf zusammenstellen. Am Ende
bestätigt der Nutzer den Inhalt des
elektronischen Warenkorbs. Ver -
fügt er über die Bestell berechti -
gung, wird die Bestellung unmittel-
bar ausgeführt. Ansonsten muss
seine Anforderung noch ein elek-
tronisches Genehmigungsverfahren
durchlaufen.
DAS KAUFHAUS DES BUNDES
23
Die Genehmigung
Autorisierte Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter in den einzelnen Be -
hörden dürfen direkt bei den Lie -
feranten bestellen. Die Bestell -
wünsche nichtautorisierter Teilneh -
mer werden an die zuständigen
Ver antwortlichen weitergeleitet.
Dort werden sie geprüft und ge -
nehmigt. Will eine Organisations -
einheit in einer größeren Behörde
höherwertige Güter oder Dienst -
leis tungen bestellen, muss dies
gegebenenfalls auf mehreren Hie-
r archieebenen genehmigt werden.
Der Auftrag
Ist die Bestellung genehmigt, kann
der Auftrag an den Lieferan ten er -
teilt werden. Dies geschieht im
letzten Genehmigungsschritt.
Wenn sich Waren unterschied-
licher Lieferanten im Einkaufskorb
befinden, werden die Bestellungen
automatisch aufgeteilt und den Fir -
men zugesandt. Dies geschieht mit
erprobten elektronischen Ver fahren
und Nutzung des Internet-Esperan -
tos XML. Bestätigt der Lieferant die
Bestellung elektronisch, ist der
Ver trag geschlossen. Die Waren
können jetzt geliefert werden. Die
Besteller können online den Status
der Bestellung verfolgen.
So schnell, bequem und wirt-
schaftlich ist der Kaufhausbesuch
per Mausklick bei Öffentlicher Ein -
k@uf Online. Was passiert, wenn
die Suche im Kaufhaus des Bundes
erfolglos ist? Findet ein Interessent
die von ihm gewünschten Produkte
im Kaufhaus des Bundes nicht,
kann er dort direkt und benutzer-
freundlich seinen Bestellwunsch
gegenüber seiner Vergabestelle
formulieren.
Die Vergabestelle nutzt dann
die e-Vergabe-Plattform zur Veröf -
fent l ichung der Ausschreibung und
Kommunikation mit den Unterneh -
men.
Technische Daten des
Kauf haus des Bundes
System-Basis
Verwirklicht wurde das Kauf haus
des Bundes mit der Firma Sie -
mens, früher Siemens Business
Services, und dem System Inter -
shop Enfinity im aktuellen Release
„MultiSite". Das System besteht
aus einem Web-Server, dem En -
finity-Server und einer Datenbank.
Betrieben wird das System inner-
halb des Informationsverbundes
der Bundesverwaltung (IVBV).
Neben der direkten Nutzung
der Webplattform ist auch eine
Nut zung über behördeninterne
Haushalts- und Materialwirtschafts -
systeme wie SAP oder MACH mög-
lich.
Der Datenaustausch mit den
Lieferanten
Daten werden mit den Liefer anten
ausschließlich elektronisch ausge-
tauscht. Dies umfasst die Übermittlung
der Katalogdaten der
Lieferanten an das Kaufhaus des
Bundes, den eigentlichen Auftrag
und die Auftragsbestätigung. Statt
spezieller Verfahren werden allge-
mein verbreitete TCP/IP-basierte
Kommunikationsmethoden wie
HTTP/S und SMTP S/MIME genutzt.
Für die Übertragung sind je nach
Art der Daten Dokumente in den
Formaten xCBL, cXML und BMEcat
vorgesehen. Die Produkte in den
Katalogen sind nach eCl@ss oder
lieferanteneigenen Kriterien struk-
turiert.
Bei der Konfiguration komple-
xer Produkte wie PCs oder Autos
gibt es kein Standardformat für die
Übermittlung der Konfigurations -
regeln. Daher gilt im Kaufhaus des
Bundes ein eigenes, regelgerechtes
Format. Externe Konfiguratoren auf
Lieferantenportalen im Internet
können ergänzend in das Kaufhaus
des Bundes integriert werden. Dies
geschieht mit Hilfe von OCI, Open
Catalog Interface.
Zugangsvoraussetzungen für
Behörden
Die Behörden müssen entweder an
das Internet oder den In for ma -
tionsverbund der Bundes ver wal -
tung angeschlossen sein. Für
kleinere Behörden wird die Nutzer -
verwaltung zentral beim Beschaf -
fungs amt durchgeführt. Die Behör -
de muss lediglich festlegen, welche
Bestellberechtigten welche Bere ch -
ti gungen erhalten. Größere Or -
ganisationseinheiten haben die
Mög lichkeit, die Nutzer sowie die
notwendigen Rollen und Rechte
selbst zu verwalten.
DAS VERGABEMANAGEMENTSYSTEM
24
Optimierter Workflow für
Beschaffer
Das Vergabemanagement sys tem
(VMS) ist ein internes Work flow-
System für Beschaffungen. Es
basiert auf der Abbildung der Ver -
fahrensabläufe und der Prozesse,
der Aufbauorganisation des Be -
schaffungsamtes und einer um -
fang reichen Vorlagenbibliothek.
Das System besteht aus den Kom -
ponenten Bedarfsmanager, Verga -
bemanager und Anfragemanager.
Auf dieser Grundlage unterstützt
das VMS den Prozess einer
Vergabe in zwei Schritten.
Erster Schritt: Der
Beschaffungsauft rag
Gibt es für die Beschaffung keinen
Rahmenvertrag im Kauf haus des
Bundes, aus dem sich ein Bedarfs -
träger bedienen kann, sendet die
Behörde ihre Bestellung mit einem
Standardformular an das Be -
schaffungsamt. Die Kommu ni kation
erfolgt konventionell, jedoch ver-
mehrt per E-Mail. Im Beschaf -
fungs amt werden die Infor ma tio -
nen in den Bedarfsmanager ,
einem eigenständigen Tool des
VMS, über nommen und über meh-
rere Pro zess-Schritte so weit opti-
miert, dass beschaffungsreife
Vorgänge an die zuständigen
Fachreferate übergeben werden
können.
Die eigens hierfür eingerichte-
te Koordinierungsstelle entlastet
dabei die Facheinkäuferinnen und
-einkäufer durch Übernahme aller
organisatorischen und verwal -
tungs technischen Vorarbeiten. Sie
wird dabei geleitet durch die im
Bedarfsmanager festgelegten Ar -
beitsschritte, Beteiligungen und
Aktionen.
Das Vergabemanagementsystem
DAS VERGABEMANAGEMENTSYSTEM
25
Zweiter Schritt: Das
Vergabeverfahren
Das elektronische Vergabever fah -
ren wird durch den Vergabe ma -
nager abgebildet. Dieser orientiert
sich an festgelegten Prozess-
Schritten, bietet dem Vergabe sach -
bearbeiter Entscheidungsvorgaben
und -hilfen und unterstützt ihn bei
der Zusammenstellung der not-
wendigen Dokumente. Der Verga -
be manager erstellt die Leistungs -
beschreibung, die Verdingungs -
unterlagen und zum Schluss den
Bekanntmachungstext.
Das System leitet die Vorgän -
ge in definierter Abfolge, unter an -
derem zur Wahrung des Vier-Au -
gen-Prinzips, an die zuständigen
Stellen weiter, wobei alle für die
entsprechenden Arbeitsschritte
erforderlichen Informationen auto-
matisch bereitgestellt werden. Bei
ausgewählten Verfahrensschrit ten
wird der Vergabesachbearbeiter
vom VMS aufgefordert, seine Ent -
scheidungen zu begründen. Digital
signiert werden nur die aus den
Textdokumenten erzeugten PDF-
Dokumente, an denen dann keine
Änderungen mehr möglich sind.
Da Beschaffungen nur dann
ausgeschrieben werden können,
wenn die notwendigen Haushalts -
mittel vorhanden sind, ist die zu -
ständige Organisationseinheit, der
Haushalt, an maßgeblichen Stellen
in den Workflow eingebunden.
Die Verfahrensfristen errech-
net der Vergabemanager in Abhän -
gig keit von der gewählten Verga -
beart. Sie bilden das zeitliche Ge -
rüst für die Prozessabfolge von der
automatischen Veröffentlichung der
Bekanntmachung auf der e-Ver ga -
be-Plattform des Bundes bis zum
Ablauf der Angebotsfrist. Während
dieses Zeitraumes ist die e-Verga -
be das führende System. Über sie
erfolgt die Kommunikation zwi-
schen Teilnehmern/Bietern und der
Vergabestelle.
Nach Ablauf der Angebotsfrist
werden die Angebotsdaten und die
dazugehörigen Dokumente auto-
matisch von der Vergabeplattform
in den Vergabemanager übernommen,
von zwei Mitarbeitern der
Vergabestelle geöffnet und weiter
bearbeitet. Konventionell einge-
gangene Angebote werden nacher-
fasst, die Dokumente eingescannt
und dem entsprechenden Vorgang
zugeordnet.
Die Prüfung und Wertung der
Angebote erfolgt in enger Anleh -
nung an die vergaberechtlichen
Bestimmungen, wobei die Prozess -
abfolge fest vorgegeben ist. Das
Ergebnis wird schließlich in einem
Vergabevermerk dokumentiert.
DAS VERGABEMANAGEMENTSYSTEM
26
Im Falle eines erfolgreichen
elektronischen Angebotes wird
der Zuschlag über die e-Vergabe-
Plattform erteilt.
Alternativ zu einem formellen
Vergabeverfahren kann bei geringfügigen
Beschaffungen auch die
Komponente Anfragemanager ver-
wendet werden, der den Beschaf -
fungsprozess auf wenige, notwen-
dige Prozess-Schritte verkürzt.
Technische Daten des
Vergabemanagement-
systems
System-Basis
Das Vergabemanagement sys tem
ist ein Produkt der Firma Ad -
ministration Intelligence (AI),
Würz burg, und wird im Be schaf -
fungsamt in der Version 5.1 der
AI-Manager-Serie eingesetzt.
Der Server
Der AI-Server läuft auf verschiede-
nen Betriebssystemen und Daten -
banken. Das Beschaffungs amt
nutzt Linux und setzt Oracle-Da -
tenbanksysteme ein. Zur Daten -
speicherung wird ein Storage Area
Network zur Verwaltung großer
Datenmengen eingesetzt.
Der Client im Beschaf fungs amt
Die Vergabesachbearbeiter greifen
auf das Vergabemanage ment sys -
tem über einen Standard-In ter -
netbrowser zu. Daneben wird ein
aktuelles Windows-Betriebs system,
das Microsoft®-Office paket oder
ein Open-Source-Paket, Java
1.5_15 sowie die Vollversion von
Adobe für den Einsatz der ge -
setzeskonformen digitalen Signatur
benötigt. Dafür sind außerdem
Chip karte und Kartenlesegerät
sowie die Signatur-Komponente
von OpenLimit erforderlich.
Schnittstellen
Der Vergabemanager
verfügt
über eine komfortable Server-
Ser ver-Schnittstelle zur e-Vergabe-
Plattform des Bundes. Weitere
Schnittstellen zu anderen Verga -
beplattformen und zu vor- und/
oder nachgeschalteten Systemen
wie SAP beim Bundesamt für
Wehr technik und Beschaffung sind
aktiv im Einsatz.
Ansprechpartner:
Gesamtprojektlei tung:
Jörg Funk
E-Mail: joerg.funk@bescha.bund.de
Telefon: 022899-610-1200
Weitere Informationen unter:
www.beschaffungsamt.de
www.evergabe-online.de
www.evergabe-online.info
www.kdb.bund.de
ÖFFENTLICHER EINK@UF ONLINE
Impressum:
Herausgeber:
Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern
Stabsstelle Marketing, Informationsmanagement,
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Sankt Augustiner Straße 86
53225 Bonn
Telefon: +49 (0) 228 99610-1210
Fax: +49 (0) 228 9910-610-1210
E-Mail: info@bescha.bund.de
Internet: www.beschaffungsamt.de
Redaktion, Gestaltung und Produktion:
heimbüchel pr kommunikation und publizistik GmbH, Köln/Berlin
www.heimbuechel. de
Druck:
Köllen GmbH, Druck und Verlag, Bonn
Bildnachweis:
Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern,
Fotolia.com, goodshoot.com, iStockphoto.com
Stand:
Februar 2009
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